如何在 Outlook 中搜索 (桌面版、网页版、Mac 和手机)
- 在所有桌面版和网页版 Outlook 中,搜索框都位于窗口顶部;在手机应用中,它是“搜索”选项卡
- 在 Windows 版经典版 Outlook 中按 Ctrl+E 或 F3,在网页版 Outlook 中按 Alt+Q,在 Outlook for Mac 中按 Option+Command+F 即可跳到搜索框
- 使用“筛选器”(新版 Outlook、网页版) 或“搜索”选项卡 (经典版 Outlook、Mac) 扩大或缩小搜索范围
- 要按含义搜索整个邮箱,Inbox Search 是一款带有设备端 AI 的加载项
要在 Outlook 中搜索,请点击窗口顶部的搜索框,输入姓名、字词或短语,然后按 Enter。在 Windows 版经典版 Outlook 中,按 Ctrl+E (或 F3) 可将光标直接放到搜索框中;网页版 Outlook 的快捷键是 Alt+Q,Mac 上是 Option+Command+F,在 Outlook 手机应用中则打开“搜索”选项卡。下面每个版本各有一节:搜索在哪里、如何搜索所有文件夹中的邮件、有哪些筛选器,以及哪些快捷键有效。
您用的是哪个 Outlook?
Outlook 搜索在每个版本中的外观和行为都不同,所以请先确认您使用的是哪个版本。在 Windows 上,Microsoft 给出的判断方法是看功能区上有没有“设置”:有,就是新版 Outlook;没有,就是经典版 Outlook。在浏览器中使用的是网页版 Outlook,在 Mac 上是 Outlook for Mac,在手机上则是 Outlook 手机应用。
如何在 Windows 版新版 Outlook 中搜索
“搜索”框位于窗口顶部的标题栏上。点击它,输入联系人、主题、邮件的一部分或文件名,然后按 Enter。如果在输入前先点击搜索框,新版 Outlook 会根据您以往的搜索显示搜索建议。
要缩小结果范围,请选择搜索框右端的“筛选器”按钮,填写条件,然后选择“搜索”。按 Esc 可取消搜索。
Microsoft 为新版 Outlook 列出的快捷键中,没有用于邮件搜索框的按键 (Ctrl+E 只列为在“人员”中搜索联系人)。在新版 Outlook 中按 ? 可打开您的版本支持的完整快捷键列表。
新版 Outlook 在线搜索您的邮箱,而不是通过电脑上的 Windows 索引。如果它找不到您确定存在的邮件,请参阅 Outlook 搜索找不到邮件。
如何在 Windows 版经典版 Outlook 中搜索
无论使用简化功能区还是经典功能区,“搜索”框都位于窗口顶部。按 Ctrl+E 或 F3 跳到搜索框,输入关键词,然后按 Enter。一开始搜索,功能区上就会出现“搜索”选项卡。
在“搜索”选项卡上,“范围”决定 Outlook 在哪里查找:“当前文件夹”、“当前邮箱”或“所有 Outlook 项目”。如果预期的邮件没有出现,请先扩大范围,再尝试其他方法。使用键盘时,Ctrl+Alt+K 将搜索限制在当前文件夹,Ctrl+Alt+Z 加入子文件夹,Ctrl+Alt+A 将搜索扩展到所有邮件项目。
同一选项卡上的“优化”组可按发件人、附件或类别进行筛选,搜索框右端的筛选按钮则可打开高级搜索。Ctrl+Shift+F 可打开旧版“高级查找”对话框。按 Esc 可清除结果。
经典版 Outlook 使用电脑上的本地 Windows Search 索引。如果结果缺失或出现得很慢,请参阅 Outlook 搜索索引缓慢和 Outlook 搜索无法使用。
如何在网页版 Outlook 中搜索
在网页版 Outlook (工作或学校帐户使用 outlook.office.com,Outlook.com 使用 outlook.live.com) 中,搜索栏位于页面顶部。按 Alt+Q 跳到搜索栏,输入字词或姓名,然后在搜索框下方选择建议的联系人,或按 Enter 查看所有结果。结果包括邮件、联系人和文件。
选择搜索框末尾的“筛选器”图标,即可按文件夹、发件人、收件人、主题、关键字、日期范围和附件缩小结果范围。要将搜索限制在某一个文件夹中,请使用文件夹筛选器。
要退出搜索,请在搜索框中选择“退出搜索”,或在文件夹窗格中选择任意文件夹。按 Esc 可取消搜索。
Alt+Q 属于 Outlook 键盘快捷方式组。如果您已在“设置” > “常规” > “辅助功能”中切换到 Gmail、Yahoo Mail 或 Outlook.com 的快捷方式组,按键会有所不同。
如何在 Outlook for Mac 中搜索
搜索框位于 Outlook 窗口右上角的工具栏上。按 Option+Command+F 可搜索当前文件夹,输入搜索词后,结果会显示在“搜索”选项卡上。
在“搜索”选项卡上选择搜索位置:“当前文件夹”、“子文件夹”、“所有邮件”或“所有项目”,或选择“当前邮箱”来搜索当前选中的邮箱。您还可以按发件人或主题等字段缩小结果范围。按 Shift+Command+F 可开始高级搜索,并添加按项目内容筛选的条件。
搜索会匹配附件的文件名,但不包括附件中的文本。完成后,请在“搜索”选项卡上单击“关闭搜索”;否则回到“开始”选项卡时,结果仍会显示在屏幕上。“保存搜索”可将搜索保存为智能文件夹。
Microsoft 的 Mac 说明针对的是 Microsoft 365 Mac 版 Outlook、Outlook 2024 for Mac 和 Outlook 2021 for Mac,因此您的版本中部分标签可能有所不同。如果在 Mac 上搜索没有任何结果,请参阅 Outlook for Mac 搜索无法使用。
如何在 Outlook 手机应用中搜索 (iPhone、iPad 和 Android)
打开“搜索”选项卡 (在 iPhone 上,搜索图标位于屏幕底部),然后在搜索框中输入。输入之前,该选项卡就会显示您的联系人和一个列出最近附件的“文件”部分;点按某个联系人即可查找此人发来的附件。
结果出现后,打开附件筛选器 (曲别针图标),即可只显示带附件的邮件。在连接了键盘的 iPad 上,按 Command+2 可切换到“搜索”选项卡。
如果应用什么都找不到,或只找到最近的邮件,请参阅 Outlook 手机版搜索无法使用。
Outlook 搜索运算符和筛选条件
除了只输入关键词,您还可以使用搜索运算符来针对邮件的特定部分进行搜索。它们适用于经典版 Outlook、新版 Outlook 和网页版 Outlook。
| 运算符 | 作用 | 示例 |
|---|---|---|
from: |
来自特定发件人的邮件 | from:sarah |
to: |
发给特定人员的邮件 | to:finance |
subject: |
仅搜索主题行 | subject:invoice |
hasattachment:yes |
仅含附件的邮件 | hasattachment:yes budget |
received:today |
今天收到的邮件 | received:today from:boss |
received:last week |
过去一周的邮件 | received:last week project |
您可以组合运算符:from:sarah subject:budget hasattachment:yes 可找到 Sarah 发来的、主题中含有“budget”且带附件的邮件。
在经典版 Outlook 中,您还可以使用 AND、OR 和 NOT 来组合搜索词:budget AND Q3 NOT draft。这些布尔运算符在新版 Outlook 或网页版 Outlook 中并不可靠。有关所有运算符的完整列表及各版本的兼容性,请参阅我们的 Outlook 搜索运算符速查表。
Outlook 搜索的键盘快捷键
| 版本 | 跳到搜索框 | 其他搜索快捷键 |
|---|---|---|
| Windows 版经典版 Outlook | Ctrl+E 或 F3 | Ctrl+Shift+F:高级查找。Ctrl+Alt+A:所有邮件项目。Esc:清除结果 |
| Windows 版新版 Outlook | 点击搜索框 (Microsoft 未列出按键) | Esc:取消搜索。?:列出所有快捷键 |
| 网页版 Outlook | Alt+Q | Esc:取消搜索 |
| Outlook for Mac | Option+Command+F | Shift+Command+F:高级搜索 |
| Outlook for iPad | Command+2 (“搜索”选项卡) | Return:开始搜索 |
Outlook 搜索无法使用时
如果搜索框还在,但结果不对、很慢或为空,下面这些指南介绍了每个版本的修复方法:
- Outlook 搜索无法使用:在新版和经典版 Outlook 中首先要尝试的修复方法。
- Outlook 搜索找不到邮件:明知存在的邮件却不显示时。
- Outlook 搜索索引缓慢或卡住:为经典版 Outlook 重建 Windows Search 索引。
- Outlook for Mac 搜索无法使用:在 Mac 上重建索引。
- Outlook 手机版搜索无法使用:iPhone 和 iPad 应用为什么会漏掉邮件。
- Outlook 搜索运算符速查表:所有运算符,以及哪些版本支持它们。
您会遇到的局限
Outlook 搜索对简单查询效果不错——发件人姓名、主题行中的关键词。但它有一些真正会让人栽跟头的局限:
- 仅按关键词匹配。Outlook 搜索的是确切的字词。如果邮件里写的是“预订确认”,而您搜索“酒店预订”,Outlook 就找不到它——尽管两者意思相同。
- 仅按前缀匹配。Outlook 从单词开头开始匹配。搜索“budget”能找到“budgeting”,但搜索“dget”什么也找不到。
- 短数字会被忽略。Microsoft 的文档说明,索引器会跳过不足五位的数字。搜索“4521”不会在邮件正文中找到该字符串。
- 新版 Outlook 会丢弃较旧的结果。当匹配项“太多”时,服务器端搜索会悄悄停止返回结果——这意味着较旧的邮件可能根本不会出现。
- 新版 Outlook 中没有按日期排序。结果按“相关性”排序,重新按日期排序的能力有限。
当您需要的不只是关键词搜索时
如果您经常找不到明知存在的邮件,或者需要按含义而不是确切的关键词来搜索,Outlook 的内置搜索可能就不够用了。Inbox Search 是一款为 Outlook 添加语义搜索的加载项——它使用设备端 AI 来理解您的意思,而不仅仅是您输入的字词。
搜索“柏林出差的差旅费”,即使没有一封邮件包含这些确切的字词,它也能找到相关邮件。它完全在您的设备上运行 (邮件内容不会离开设备),适用于 Windows 版新版和经典版 Outlook、Outlook for Mac 和网页版 Outlook,关键词搜索免费且不限次数。可从 Microsoft Marketplace 安装。AI 搜索支持包括中文在内的 50 多种语言;关键词搜索适用于任何语言。
想详细了解与其他搜索工具的对比,请参阅 Outlook 搜索工具对比。
按含义而不仅仅是关键词来搜索您的 Outlook 收件箱。
Inbox Search 是一款带有设备端 AI 的 Outlook 加载项。即使不记得确切字词,也能找到任何邮件。
从 Microsoft Marketplace 安装常见问题
如何在 Outlook 中搜索? 点击 Outlook 窗口顶部的搜索框,输入姓名、字词或短语,然后按 Enter。在 Windows 版经典版 Outlook 中,按 Ctrl+E 或 F3 可跳到搜索框;网页版 Outlook 的快捷键是 Alt+Q,Outlook for Mac 是 Option+Command+F。在 Outlook 手机应用中,打开“搜索”选项卡。
新版 Outlook 的搜索栏在哪里? 在 Windows 版新版 Outlook 中,“搜索”框位于窗口顶部的标题栏上。选择其右端的“筛选器”按钮即可缩小结果范围。
如何在 Outlook 中搜索所有文件夹? 在经典版 Outlook 中,在“搜索”选项卡上把“范围”改为“当前邮箱”或“所有 Outlook 项目”,或按 Ctrl+Alt+A 将搜索扩展到所有邮件项目。在 Outlook for Mac 中,在“搜索”选项卡上选择“所有邮件”或“所有项目”。在网页版 Outlook 中,使用“筛选器”面板中的文件夹选项来选择搜索位置。
Outlook 支持哪些搜索运算符? Outlook 支持多种搜索运算符:from:姓名(来自特定发件人的邮件)、to:姓名(发给特定收件人的邮件)、subject:关键词(仅搜索主题行)、hasattachment:yes(仅含附件的邮件),以及 received:today 或 received:last week(日期筛选)。在经典版 Outlook 中,您还可以用 AND、OR 和 NOT 组合搜索词。
为什么我在 Outlook 中找不到明知存在的邮件? Outlook 内置搜索有几个已知的局限:它只从单词开头匹配(不匹配中间),会忽略不足五位的数字,在结果过多时会悄悄丢弃较旧的邮件,而新版 Outlook 的服务器端搜索甚至可能完全漏掉某些邮件。如果您总是漏掉邮件,可能是搜索范围设置得太窄,或者需要重建搜索索引。