Outlook 搜索找不到明明存在的邮件?各版本的修复方法

Outlook 搜索漏掉确实存在的邮件,通常是以下四个原因之一:搜索只覆盖当前文件夹;邮件比 Outlook 保存在您电脑上的那部分邮箱更早;搜索索引尚未完成;或者您输入的词位于一个更长单词的中间。最快的修复方法是把搜索范围切换为所有邮箱 (经典 Outlook) 或所有文件夹 (新版 Outlook 和网页版 Outlook),然后重新搜索。如果邮件仍然没有出现,原因和修复方法因版本而异,请跳到下文中您使用的版本。

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为什么 Outlook 搜索会漏掉就在那里的邮件

原因不止一个——有好几个,而且相互叠加。

搜索范围太窄。Outlook 可以只搜索您当前打开的文件夹。在收件箱里搜索时,您归档到其他文件夹的邮件或已发送邮件中的邮件就不会出现。

邮件不在您的电脑上。使用 Microsoft 365 或 Exchange 帐户的经典 Outlook 通常以缓存 Exchange 模式运行,只在脱机状态下保留邮箱的一部分。Microsoft 的默认值根据磁盘大小为 1、3 或 12 个月。更早的邮件留在服务器上,只有在您要求显示更多时搜索才会显示它们。

本地索引不完整。经典 Outlook 通过 Windows Search 进行搜索。在新建配置文件、修复 Office 或大量导入之后,仍在等待编入索引的项目不会出现在结果中,而且 Outlook 不会提示您:您需要自己检查索引状态。

结果数量有上限。Microsoft 表示 Outlook 只返回前 1,000 条搜索结果,而新版 Outlook 在搜索结果过多时可能不显示较早的项目。对一个常见姓名进行宽泛搜索,可能会把您要找的邮件挤出列表。

仅按前缀匹配。Outlook 从单词的开头开始匹配。搜索“discretion”能找到“discretionary”,但搜索“cretionary”什么也找不到。如果您只记得单词中间的一个片段,Outlook 帮不上忙。

不足五位的数字会被忽略。这一点让所有人都感到意外:Microsoft 的文档说明,短于五位的数字串会被跳过。搜索“9810”不会找到“98101”。

Windows 版经典 Outlook

这是指 Microsoft 365、2024、2021、2019、2016 和 2013 版 Outlook,也就是带有"文件"菜单和功能区的版本。请按顺序尝试以下步骤;前两步最快。

1. 把搜索范围设为所有邮箱

点击搜索框,查看旁边的搜索范围菜单。当前文件夹只搜索打开的文件夹;所有邮箱搜索您各个邮箱中的所有文件夹。已删除邮件不在搜索范围内,除非您在文件 → 选项 → 搜索中开启包含它们的选项。有一个例外:Microsoft 指出,所有邮箱范围对联机存档只返回很少的结果或没有结果,因此要搜索已存档的邮件,请选择存档文件夹并在当前文件夹中搜索。

2. 显示更多结果,或把整个邮箱保留在脱机状态

如果结果末尾提示只显示了最近的结果,并附有显示更多的链接,说明 Outlook 只搜索了保存在您电脑上的邮件。点击该链接会从服务器获取更早的匹配结果。这是缓存 Exchange 模式在起作用:Microsoft 的默认设置根据磁盘大小脱机保留 1、3 或 12 个月的邮件。如果在脱机状态下搜索,结果末尾会提示服务器不可用,并显示搜索了几个月的邮件。

要把整个邮箱保存在电脑上,请转到文件 → 帐户设置 → 帐户设置,选择您的 Exchange 或 Microsoft 365 帐户并点击"更改",把下载电子邮件滑块拖到全部,然后点击"下一步"并重启 Outlook。之后 Outlook 会下载较早的邮件并编入索引,邮箱很大时需要一段时间。

3. 关闭结果数量限制

经典 Outlook 有一个以完整性换取速度的选项。在文件 → 选项 → 搜索中,取消勾选通过限制显示结果的数量来提高搜索速度的选项 (英文版为 "Improve search speed by limiting the number of results shown"),然后重新搜索。

4. 检查索引,然后重建索引

如果缺少的是最近的邮件,或者搜索什么都找不到,请检查索引。点击搜索框,然后选择搜索工具 → 索引状态。如果仍有待编入索引的项目,记下数字,五分钟后再查看。如果数字没有减少,Microsoft 的检查清单是:在同一个搜索工具菜单的搜索位置中勾选所有数据文件;Windows Search 服务正在运行 (在 services.msc 中启动类型为自动 (延迟启动));Microsoft Outlook 列在索引选项的已包含位置中。

然后重建:关闭 Outlook,打开控制面板 → 索引选项 → 高级,点击重新创建。在索引完成之前进行的搜索只会返回部分结果。我们的 Outlook 索引缓慢或卡住指南介绍了如何判断索引何时完成,以及卡住时该怎么办。

5. 禁用服务器辅助搜索 (DisableServerAssistedSearch)

使用 Microsoft 365 或 Exchange 帐户时,经典 Outlook 可能会把搜索发送到 Exchange 的搜索服务,而不是搜索您的电脑。Microsoft 公布了一个注册表值,可以关闭这一行为,让 Outlook 改用本地的 Windows Desktop Search 索引。Microsoft 把它列为以下情况的变通方法:同步时间窗口之外的搜索结果异常,以及搜索其他邮箱时出现错误 Something went wrong and your search couldn't be completed (英文版)。

注意:编辑注册表有风险。请先备份,并且只在您熟悉此操作时才进行。

Microsoft 给出的组策略位置如下:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search
DisableServerAssistedSearch = 1 (REG_DWORD)

Microsoft 的文章把 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search 列为组策略之外的等效位置。设置后请重启 Outlook。需要权衡的是:本地搜索只能看到保存在电脑上的邮件,所以请同时把滑块设为全部 (第 2 步),否则较早的邮件会从结果中消失。删除该值即可撤销。

Windows 版新版 Outlook

上面的经典版步骤都不适用于新版 Outlook:它没有索引选项,也没有可修改的注册表值。Microsoft 针对新版 Outlook 的故障排除都通过它自己的设置完成。

• 搜索范围。转到设置 → 常规 → 搜索,查看默认搜索哪些文件夹。如果设为当前文件夹,打开的文件夹之外的邮件就不会出现;请在所有文件夹中搜索。
• 结果过多。Microsoft 表示,如果新版 Outlook 找到的结果过多,较早的项目可能不会显示。请用筛选 (发件人、日期范围、附件) 缩小搜索范围,而不是滚动列表。
• 多个帐户。Microsoft 表示目前不支持多帐户搜索。请逐个选择帐户,并在所有文件夹中搜索。
• 已删除邮件。在设置 → 常规 → 搜索中开启包括已删除的邮件,然后选择保存。
• 脱机保留较早的邮件。在设置 → 常规 → 脱机中,为要保存的电子邮件天数选择更长的时间,然后选择保存。
• 联机存档。新版 Outlook 会自动搜索联机存档并包含其结果,因此经典 Outlook 找不到的已存档邮件可能会在这里出现。

要了解各版本 Outlook 中搜索框、筛选和搜索范围的位置,请参阅如何在 Outlook 应用中搜索。

网页版 Outlook

网页版 Outlook 搜索的是保存在 Microsoft 365 中的邮箱,与您电脑上保存的内容无关。因此它是一个很好的排查方法:如果一封邮件在网页版中能找到,在经典 Outlook 中却找不到,问题出在您的电脑上 (搜索范围、同步时间窗口或索引),而不是邮箱本身。

如果在浏览器中也找不到,请使用搜索框末尾的筛选器:文件夹、发件人、收件人、主题、关键字、日期范围和附件。只会返回前 1,000 条结果,所以指定日期范围或发件人,通常比扩大搜索更快地让较早的邮件出现。要退出搜索,请在导航窗格中选择任意文件夹。

Mac 版 Outlook

Mac 版 Outlook 有两个版本,搜索方式不同。

新版 Outlook for Mac:Microsoft 表示其搜索由 Microsoft Search 提供支持,因此下面的 Spotlight 步骤适用于旧版 Outlook。如果新版 Outlook 找不到某封邮件,请在网页版 Outlook 中进行同样的搜索,并用筛选缩小范围。

旧版 Outlook for Mac 依赖 macOS 的索引 Spotlight。Microsoft 的步骤是:在新建配置文件、添加新帐户或导入 PST、OLM 文件之后,等待索引完成;确认您的 Outlook 配置文件文件夹 (或其上级文件夹) 不在 Spotlight 的隐私列表中;然后用 mdimport -L 检查是否有重复的 Outlook 导入器,并重新为配置文件编制索引。Microsoft 还表示,旧版 Outlook for Mac 的支持将于 2026 年 10 月结束。

不要再用旧的 OutlookSearchRepair 工具:Microsoft 的下载已经不存在,而且该工具在 macOS 10.14 及更高版本上无法运行。我们的 Mac 版 Outlook 搜索指南提供了完整的重建索引命令。

所有版本通用:如何输入搜索词

由于是前缀匹配,请搜索您记得的单词的开头,而不是中间。紧跟在单词上的数字会被当作该单词的一部分,所以 "365" 找不到 "Microsoft365";要找较短的数字,请搜索附近一个较长的词。要直接按发件人、日期或附件查找,请使用 from: 和 received: 等运算符,完整列表见我们的 Outlook 搜索运算符速查表。

当邮件在哪里都找不到时

如果在网页版 Outlook 中选对了文件夹和日期范围,邮件仍然没有出现,请检查已删除邮件,如果是工作帐户,还要检查联机存档。如果搜索完全失灵,出现错误或搜索任何内容都没有结果,请参阅 Outlook 搜索不起作用。如果网页版能找到这封邮件,而您的桌面版 Outlook 在完成这些步骤后仍然找不到,问题就出在本地搜索上。

搜索收件箱的另一种方式

Inbox Search 是一款 Outlook 加载项,它在您的设备上为邮箱建立自己的搜索索引,因此它能找到什么,不取决于 Outlook 的搜索范围菜单、脱机同步时间窗口或结果上限。它为您的主邮箱的所有文件夹编制索引,不包括联机存档和共享邮箱。

它还能按含义查找,而不只是匹配确切的词,所以输入"柏林出差的发票",即使邮件里没有这些原词,也能找到正确的那封。AI 搜索支持包括中文在内的 50 多种语言;关键词搜索适用于任何语言。索引保存在您的设备上,邮件内容不会发送到我们的服务器。它适用于 Windows、Mac 和网页版 Outlook;关键词搜索免费且不限量,AI 搜索每天可免费获得 5 次 AI 命中。

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